Sprzedaż i kontrakty w systemie MAX

Profil działalności ICL w Polsce
– Konsultacje w zakresie systemów informacji
– Integracja systemów
– Usługi techniczne i obsługa sprzętu informatycznego różnych producentów
– Szkolenia w dziedzinie zarządzania i informatyki
– Sprzęt informatyczny, oprogramowanie systemowe, aplikacje

Treść panelu obejmuje cele, zakres, funkcje i cechy dystrybucyjnej części zintegrowanego systemu informatycznego MAX, oferowanego przez ICL i przeznaczonego dla średnich i dużych przedsiębiorstw produkcyjnych i dystrybucyjnych. Zaprezentowane będą metody, techniki i narzędzia wykorzystywane przez ten system w celu utrzymania obsługi klienta na najwyższym poziomie i jednocześnie pozwalające na osiąganie godziwego zysku i utrzymanie płynności finansowej.

Czym jest MAX?

MAX jest światowej klasy systemem wspomagającym zarządzanie, stworzonym dla przedsiębiorstw dystrybucyjnych i produkcyjnych. Celem MAX’a jest zapewnienie skomputeryzowanego systemowego wspomagania strategicznych, taktycznych i operacyjnych funkcji przedsiębiorstwa. W tym kontekście „system” oznacza zaplanowany i zorganizowany zespół: ludzi, wyposażenia, algorytmów i procedur działający dla osiągnięcia określonych celów. MAX dostarcza jedynie część tego; są to komputerowe algorytmy będące podstawą systemu.

Cechą szczególną MAX’a jest sposób, w jaki realizuje się to wspomaganie.
MAX funkcjonuje w trybie bezpośrednim (on-line), tzn. wszystkie dane wprowadzane są przez zwykłe terminale lub komputery PC.
Dane MAX’a, które są przechowywane w jednej, relacyjnej bazie danych, są dostępne na tych terminalach oraz komputerach PC lub w postaci drukowanych raportów.
Uniwersalny język zapytań, generator raportów oraz komunikatywna grafika zapewniają pełny dostęp do danych dotyczących Państwa przedsiębiorstwa.

MAX został zaprojektowany w taki sposób, by objąć najistotniejsze dziedziny działania przedsiębiorstwa, od planowania do magazynowania i produkcji, od zakupu do sprzedaży.

Jeśli istnieją jakieś specjalne wymagania, którym pakiet nie jest w stanie sprostać, łatwo można go wtedy rozszerzyć lub połączyć z innymi komercyjnymi pakietami lub własnymi systemami użytkownika. Rozszerzenia te wymagają jednorazowej adaptacji i będą ciągle działać w środowiskach nowych wersji MAX’a. Mogą one być wprowadzone za pomocą narzędzi MAX’a lub jakichkolwiek innych typu 4GL, które mogą zarządzać wybraną przez Państwa bazą danych.

MAX został wybrany przez wiele różnego typu przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych, począwszy od przemysłu chemicznego i farmaceutycznego, poprzez wytwórców maszyn i narzędzi, firmy realizujące usługi, aż po firmy, które realizują projekty na ogromną skalę, gdzie produkt jest jedynie częścią całego przedsięwzięcia.
Firmy te prowadzą różnego rodzaju działalność, od wytwarzania na zamówienie do produkcji na magazyn, od produkcji jednostkowej po produkcję seryjną, również w trybie Just In Time.
MAX jest również stosowany w przedsiębiorstwach, które nic nie wytwarzają, a korzystają z możliwości jakie daje MAX w obszarach sprzedaży, magazynowania i zakupów do organizowania swojej działalności dystrybucyjnej.

MAX jest bardzo elastyczny. Może zostać skonfigurowany dla potrzeb przedsiębiorstw różnej wielkości, z położeniem nacisku na różne dziedziny zarządzania. Jeśli zasadniczy zakres działalności firmy zmieni się, konfiguracja MAX’a może zostać zmieniona, często bez potrzeby specjalnych działań. Tam gdzie są one niezbędne, wysiłek ten jest minimalizowany dzięki narzędziom, jakie oferuje MAX dla użytkownika oraz elastycznemu otoczeniu zapewnionemu przez system zarządzania bazą danych. W tym celu wykorzystywany jest uniwersalny język zapytań SQL, który może być używany zarówno przez korzystających z MAX’a menedżerów, jak i informatyków. MAX jest instalowany w typowej konfiguracji wraz z danymi przykładowego przedsiębiorstwa.

Obecnie MAX jest nabywany przez średniej i dużej wielkości przedsiębiorstwa. Jest również atrakcyjnym produktem dla grup przedsiębiorstw, ponieważ może konsolidować ich sferę finansową w jednej Księdze Głównej, co w obliczu przekształceń własnościowych w Polsce ma swoje znaczenie.

MAX może sterować praktycznie dowolną liczbą przedsiębiorstw, fabryk i magazynów. Dowolna liczba firm tworząca grupę może wykorzystywać MAX’a na jednym lub wielu komputerach.
MAX został zaprojektowany przez zespół specjalistów brytyjskich z szerokim doświadczeniem w sferze biznesu. Będąc systemem elastycznym i łatwym w użyciu, posiada również wiele cech i funkcji przekraczających potrzeby użytkownika w pierwszej fazie użytkowania. Jednak wraz z rozwojem firmy, produktów i rynków, znajdziecie Państwo w MAX’ie funkcje, które umożliwiają sprostanie nowym potrzebom. MAX nigdy nie stanowi bariery rozwoju przedsiębiorstwa, będzie służyć przez wiele, wiele lat.

MAX jest systemem wielojęzycznym. Użytkownik wybiera sobie język, w którym chce pracować, może więc jednocześnie jeden użytkownik pracować w języku polskim, inny obok w języku angielskim itp.

MAX został w pełni spolonizowany (ekrany, helpy, podręczniki).

Wraz z MAX’em informatycy przedsiębiorstwa otrzymują zestaw narzędzi, które umożliwiają odpowiednie skonfigurowanie systemu dla potrzeb poszczególnych menedżerów. Zmiany dokonane za pomocą narzędzi MAX’a nie wymagają kompilacji i są zachowywane, gdy instalowana jest nowa wersja systemu, chroniąc tym samym Państwa inwestycję.

Z technicznego punktu widzenia MAX ma budowę typu Klient/Serwer, zaprojektowaną w sposób pozwalający działać w złożonym środowisku. Wykorzystuje wszystkie atuty systemu UNIX, z dostępem poprzez zwykłe terminale i/lub komputery osobiste działające pod systemem MS Windows™.

Architektura MAX’a została tak zaprojektowana, aby zapewnić możliwie szybkie czasy dostępu w systemach dowolnych rozmiarów.

MAX wykorzystuje System Zarządzania Relacyjną Bazą Danych (RDBMS). Użycie RDBMS pozwoliło zapewnić elastyczność MAX’a oraz ułatwiło rozszerzanie i modyfikowanie systemu. Umożliwia także szybkie formułowanie zapytań do bazy danych.

Ponieważ ceny sprzętu komputerowego spadają, a koszt pracy ludzkiej rośnie, dane przechowywane w systemie nabierają wartości. Szybki, a przede wszystkim elastyczny dostęp do nich staje się niezbędnym warunkiem przetrwania na rynku!

Serwer bazy danych

MAX kontaktuje się z relacyjną bazą danych za pomocą architektury typu klient/serwer. To oddziela programy MAX’a od systemu zarządzania bazą danych i pozwala MAX’owi na działanie w sieci. Dostępne są dwa różne serwery bazy danych. Pierwszy serwer wykorzystuje C-ISAM; przykładem jest INFORMIX Standard Engine. Drugi serwer zapewnia dostęp do bazy danych używając Embedded SQL. Pracuje z INFORMIX Standard and OnLine Engine, z ORACLE-em i INGRES-em.

Podejście oparte na rolach

Jak wiele innych pakietów, MAX jest zestawem współpracujących programów komputerowych.
Po wdrożeniu systemu przedsiębiorstwo przekaże część swoich uprawnień decyzyjnych MAX’owi i od tego momentu niezbędne jest traktowanie go jako członka organizacji. Jeśli tworzy się nowe stanowisko kierownicze, z określonym zestawem obowiązków, pierwszym zadaniem jest nawiązanie kontaktu z innymi jednostkami funkcjonalnymi, by ustalić sprawne kanały komunikacji.
To samo odnosi się do systemu komputerowego. Wszystkie jednostki funkcjonalne przedsiębiorstwa muszą się efektywnie komunikować z MAX’em, by zapewnić skuteczne działanie. Dotyczy to: Księgowości, Technologii, Sprzedaży, Marketingu, Produkcji itp. Ze względu na to, że MAX jest zbiorem programów, które muszą działać w różnych typach przedsiębiorstw, przyjęto ogólne podejście do problemu komunikacji wewnętrznej.
Zostało to osiągnięte przez zdefiniowanie tzw. „ról”.
Każda możliwość użycia systemu jest przypisana określonej osobie lub jednostce funkcjonalnej, odgrywającej określoną rolę w firmie.
Przedsiębiorstwo może nadać różne od MAX’owskich nazwy tym rolom oraz zdefiniować jednostki organizacyjne lub osoby ze stosownymi kwalifikacjami do wypełniania tych ról.

Zarządzanie łańcuchem logistycznym w MAX’ie

Kluczowym zagadnieniem dla każdego zakładu produkcyjnego i handlowego, które ma wpływ między innymi na sferę sprzedaży, jest sterowanie przepływem materiałów (surowców, wyrobów), posiadanie właściwego poziomu zapasów we właściwym miejscu i w odpowiednim czasie. Moduł Zarządzania Zapasami w MAX’ie jest podzielony na trzy podmoduły: Konta Zapasów, Sterowanie Zapasami i Śledzenie. Moduł Zarządzania Zapasami współpracuje z Księgowością.

Konta zapasów

Konta zapasów pomagają sterować ruchem i magazynowaniem surowców, detali, wyrobów, pozycji pomocniczych oraz analizować działanie procesu zarządzania zapasami.
Aktualność danych o zapasach jest jednym z głównych problemów rzetelności danych w każdym przedsiębiorstwie. Bez dokładnego stanu magazynu żaden system planowania nie przyniesie dobrych rezultatów, zarówno przy zastosowaniu MRP, jak i bez niego.
MAX posiada unikalny, elastyczny mechanizm analizy zapasów, używający „Kont Zapasów”. Konta zapasów są definiowalnym przez użytkownika narzędziem dla gospodarki materiałowej, które może być użyte zarówno w prostych, jak i bardzo złożonych przypadkach. Dostarcza to dodatkowego przekroju informacyjnego, niezależnego od fizycznego położenia zapasów, do przeglądania ich i analizy.
Po ustaleniu schematu Kont Zapasów, MAX wykorzystuje je do kontroli transakcji magazynowych, oszacowania przepływu zapasów i ich stanu, kontroli nadmiarów i niedoborów itp.
Konta Zapasów pomagają także sprawować finansową i fizyczną kontrolę nad zapasami. Działają jak podksięga dla Księgi Głównej, posiadają elastyczny interface księgujący wartości aktywów w Księgowości MAX’a. Takie księgowania mogą być proste, odzwierciedlające stan surowców, produkcji w toku i wyrobów gotowych lub mogą być dużo bardziej skomplikowane, z księgowaniami wg pozycji, grup produktów, kontraktów z klientami itd.
Konta zapasów pomogą firmom wdrożyć metody stosowane w świecie. Funkcje MAX’a pomogą zminimalizować zapasy, zbliżyć się do działania w trybie Just In Time (JIT), włączając w to kompletowanie w procesie produkcji na poziomie operacji, bezpośrednie dostawy do magazynów przy linii produkcyjnej, analizę jakości dostaw, itd.

Sterowanie Zapasami

Celem zarządzania zapasami jest kontrola zapasów i dostarczenie rzetelnych i aktualnych danych o stanach magazynowych.
MAX posiada funkcje dające natychmiastowy dostęp do danych o stanach magazynowych, więc dane te powinny być utrzymywane cały czas z wysoką wiarygodnością.
MAX zezwala na utrzymywanie towarów w wielu magazynach ze szczegółową rejestracją stanów. Możliwe jest ustawienie parametrów dla metody Punktu Zamawiania (MAX/MIN) i to dla każdej pozycji w każdym magazynie tak, że podmagazyny mogą zostać uzupełnione ze wskazanego magazynu wiodącego.
Każdy magazyn może zostać podzielony na wiele przestrzeni składowania i możliwa jest kontrola ich zawartości w dowolnym momencie. Możliwe jest również wskazanie, które typy pozycji mają być w nich trzymane, by rozmieścić towary różnych rozmiarów, umieścić te szybciej rotujące bliżej wyjścia itp.
Sposób traktowania przestrzeni składowania określa się na poziomie Konta Zapasów. Można więc mieć w magazynie normalną kontrolę przestrzeni składowania, a już obszary przyjęcia towaru i wysyłki wyłączyć spod kontroli przestrzeni.

MAX kieruje się domyślnymi regułami kolejności pobierania i rozmieszczania, aby ograniczyć ilość wprowadzanych danych. Dla każdej pozycji w każdym magazynie, domyślne reguły pobierania mogą być wybrane spośród kilku predefiniowanych w systemie.

Jeśli pozycja ma numery seryjne nadawane partii, to dodatkowo może zostać użyte pobieranie wg. kolejności numerów seryjnych (najniższy numer będzie pobrany pierwszy)

MAX ma wiele danych sterujących pozycją w Planowaniu Zapasów. Dane te wykorzystuje MRP, statystyczna metoda uzupełnień zapasów lub Punkt Zamawiania, zapas bezpieczeństwa, klasyfikacja ABC (obliczana przez MAX’a), i inne.
MAX jest systemem planowania: planuje ruch zapasu (planowane transakcje). Do planowanych transakcji należy np. wydanie do produkcji czy na zamówienie klienta. Ta koncepcja jest wykorzystana do ciągłej inwentaryzacji, do wydawania składników i przyjmowania zleceń produkcyjnych oraz przy przyjęciu pozycji z zakupu i dostawach do klienta.
Nieplanowane wydarzenia to straty magazynowe i nadwyżki itp. Nieplanowane transakcje wymagają wyższego poziomu uprawnień i większej ilości rejestrowanych danych niż planowane transakcje i są kontrolowane przez system zabezpieczeń MAX’a.

Cechy sterowania zapasami:

¨ obsługa wielu magazynów i przestrzeni składowania
¨ mechanizm cyklicznego liczenia zapasów (inwentaryzacja ciągła) z możliwością ustalania stanu wstecz (pozwala na nieprzerwaną pracę magazynów)
¨ analiza ABC i analiza pobrań
¨ systemowa konwersja jednostek miar specyficznych dla pozycji na jednostki globalne (i na odwrót)
¨ zamienniki (pełna lub ograniczona zamienność)
¨ pełna historia transakcji w ujęciu wartościowym i czasowym
¨ historia życia i ilość użyć narzędzi, przyrządów pomiarowych, ostrzenia itp.
¨ bezpośrednie dwustronne księgowania na kontach księgowych
¨ wycena stanów magazynowych i transakcji

Śledzenie

Celem Śledzenia jest dostarczenie danych, które pozwolą spełnić wymagania systemów ISO 9000 lub równoważnych. Moduł Śledzenia pozwala uzyskiwać odpowiedzi na pytania, które zlecenie produkcyjne lub zamówienie zakupu były użyte do zrealizowania dostawy dla odbiorcy, jakie inne dostawy dla odbiorcy były zrealizowane z tej samej dostawy zaopatrzeniowej lub na liczne warianty tych pytań. Użycie MAX’owego mechanizmu „pogłębianych zapytań” pozwoli dotrzeć do poszukiwanej informacji.

MAX zapewnia pięć mechanizmów nadawania numerów seryjnych pozycji:
¨ numerowanie numerem partii (zlecenia)
¨ numerowanie pojedynczych sztuk
¨ numerowanie wg. zakresu
¨ kontrolowana technologia wytwarzania
¨ kontrola zmian w strukturze wyrobu

Sprzedaż

Harmonogramowanie dostaw

Zapewnia udogodnienia dla tych firm, które otrzymują od swych klientów zmienne zamówienia. Funkcja została zaprojektowana we współpracy z firmą będącą dostawcą części dla przemysłu samochodowego. Umożliwia ona szybką i prostą obsługę rejestru zamówień oraz Planu Spływu Produkcji za pomocą jednego ekranu.

Zamówienia wg harmonogramu i zmiany do istniejących kontraktów mogą być akceptowane z pakietu EDI lub obsługiwane ręcznie. Wyjątki wskazane przez proces wprowadzania danych EDI również muszą zostać skorygowane za pomocą transakcji harmonogramowania dostaw. Wszelkie zmiany uwzględniają graniczne horyzonty wprowadzania zmian zarówno ze strony klienta, jak i dostawcy. Utrzymywana jest również historia zmian, by można było oprzeć się na niej przy ewentualnych renegocjacjach kontraktu.
Funkcje wysyłki pozwalają na wielokrotną wysyłkę w ciągu dnia, z ładunkiem zawierającym każdorazowo kilka pozycji.
Pozycje mogą być kontrolowane za pomocą programów śledzących MAX’a i mogą być dostarczane bezpośrednio do klienta, do jego magazynu konsygnacyjnego lub hurtowni należącej do osoby trzeciej. Istnieje możliwość uzupełniania magazynu konsygnacyjnego, a listy potrzebnych pozycji mogą być drukowane albo wysyłane za pomocą EDI.

W składach konsygnacyjnych możliwe jest automatyczne wystawianie dokumentów obciążających, a klient kontaktuje się z dostawcą za pomocą EDI, faxu lub drukowanych dokumentów. MAX w takich wypadkach obsłuży również raporty uzgadniania różnic i retrospektywne zmiany cen.

Oczywiście niezbędny jest pakiet EDI, by przetwarzać te komunikaty. MAX komunikuje się z nim w formie plików ASCII. Programy obsługi plików MAX’a zapewniają kontrolę procesów przekazywania danych.

Obsługa zamówień sprzedaży

Celem tej funkcji jest maksymalizacja sprzedaży zaakceptowanym odbiorcom, natychmiastowe fakturowanie (lub tak szybko jak to możliwe) i dostarczenie zaplanowanej ilości wg zamówień w terminie.

Obejmuje ona trzy główne obszary w dziedzinie sprzedaży: obsługa informacji o potencjalnych i aktualnych klientach, przyjmowanie zamówień i zarządzanie procesem dostaw.
System prowadzi katalog sprzedawanych pozycji dla każdego klienta (m in. identyfikatory pozycji stosowane przez klienta). Obsługa Zamówień Sprzedaży posiada mechanizm szukania wg kodu odbiorcy, kodu pocztowego, słowa kluczowego itp. Procedury wprowadzania zamówień sprzedaży powiązane są z Księgą Sprzedaży, co umożliwia kontrolę bieżących należności przed formalnym przyjęciem zamówienia.

Dla zamówień nie skierowanych do realizacji natychmiast, odpowiednia funkcja pozwala wprowadzić niezależne potrzeby i powiązać je z odpowiednią linią zamówienia klienta zastępując w kontrolowany sposób prognozy sprzedaży. Pozwala to na lepsze odzwierciedlenie aktualnych potrzeb w Planie Spływu Produkcji.
Zamówienia mogą być przyjmowane bezpośrednio lub przez telefon, mogą też powstać w wyniku długotrwałych negocjacji. Procedura „szybkiego wprowadzania zamówień” pozwala na wprowadzanie zamówień telefonicznych, redukując liczbę wprowadzanych danych dla każdej linii zamówienia.

MAX obsługuje wielowierszowe zamówienia klienta za pomocą różnych typów różnych linii. Radzi sobie z pojedynczymi dostawami, zamówieniami na stałe dostawy oraz z zamówieniami planowanymi zgodnie z kontraktem.

MAX obsługuje również nietypowe sytuacje, potrafi np. sprzedać towary spoza magazynu, czy pozycje zamówione u innego dostawcy i dostarczone bezpośrednio do klienta.

Zapasy mogą być rozdysponowane na zamówienia podczas ich potwierdzania lub pozostawione do późniejszego dysponowania razem ze wszystkimi oczekującymi zamówieniami.
Etapy, przez które przechodzą zamówienia podczas procesu wysyłki, są kontrolowane za pomocą Kont Zapasów. Daje to olbrzymią elastyczność Obsługi Zamówień Sprzedaży i umożliwia przeprowadzanie wszechstronnych analiz kontroli działalności.

Faktury mogą być drukowane w chwili wysyłki, po potwierdzeniu dostawy lub później, stosownie do potrzeb.

„Towar Do Zaoferowania” (ATP)

MAX obsługuje i prezentuje dane o pozycjach dostępnych do zaoferowania. Informacja jest dostępna w dowolnym momencie i może być uzyskana podczas wprowadzania zamówień sprzedaży, aby sprawdzić możliwości dostawy.

Funkcja ta pokazuje:
– zapotrzebowanie klienta – datę i ilość
– najwcześniejszy termin uzyskania pełnej ilości towaru
– najwcześniejszy termin uzyskania jakiejkolwiek ilości towaru
– harmonogram spodziewanych dostaw w pełni realizujących potrzeby odbiorcy

Informacja pochodzi ze zbiorczego porównania złożonych obietnic sprzedaży i spodziewanych przychodów pochodzących z zakupów i produkcji.
Zamówienia długoterminowe

Funkcja ta obsługuje harmonogramy planowanych dostaw. Zamówienia długoterminowe, zapisane w bazie danych, zawierają informacje o częstotliwości dostaw i ilościach. Funkcja kontroluje każde zamówienie długoterminowe regularnie, wskazując na potrzebę alokacji, pobrania i wysyłki. Jeśli w odpowiednim czasie brak towarów na sprzedaż, MAX wskazuje na potrzebę podjęcia koniecznych kroków poza systemem.
Dostawy długoterminowe mogą być łączone z innymi, jeśli pozwalają na to zasady pobrania towarów z magazynu. Są one fakturowane w ten sam sposób i obsługiwane z wykorzystaniem standardowych procedur obsługi kredytów MAX’a.

Analiza sprzedaży

Przy każdej sprzedaży tworzone są zapisy dla celów Analizy Sprzedaży odpowiednich danych w bazie. Mogą być one udostępnione w różnych przekrojach, na wybranym poziomie agregacji i w żądanym formacie. W tym zakresie każda firma ma własne wymagania. Użytkownicy tworzą własne raporty uruchamiane z menu MAX’a, korzystając z możliwości Systemu Zarządzania Relacyjną Bazą Danych. Możliwe jest wykorzystanie standardowych wzorców raportów, jako bazy dla tworzenia nowych.

Dostępny jest także szeroki wybór przekrojów Analizy Sprzedaży. Jeśli istnieje informacja o utraconych zamówieniach, również one mogą być analizowane.

Konfigurator

Aby zredukować cykle realizacji zamówień, wiele przedsiębiorstw projektuje swoje wyroby ze standardowych materiałów i podzespołów. Te są z kolei odpowiednio konfigurowane w trakcie , gdy zamówienie zostaje przyjęte. Jedyne co należy zrobić, by zamówienie zostało zrealizowane, to montaż lub wykończenie i pakowanie produktu przed wysyłką.
MAX może zawierać wiele różnych cech i właściwości pozycji w swym zbiorze Struktur Pozycji. Gdy zostaje złożone zamówienie na wyrób z opcjonalnymi cechami, na ekranie wyświetlane są wszystkie możliwe konfiguracje, by ułatwić wybór. Oznacza to, że decyzja może zostać podjęta od razu, w czasie rozmowy z klientem, nawet telefonicznej. Cechy i właściwości mogą być opcjonalne lub obowiązkowe i są wybierane na bieżąco. To z kolei prowadzi do prezentacji i wyboru dalszych właściwości pozycji. W ten sposób kolejno powstaje pełny obraz żądanego wyrobu.
Jeśli wymagane są prace wykończeniowe lub montażowe, MAX tworzy zlecenia produkcyjne, wskazując wszystkie właściwe, poprzednio wybrane składniki. Jednak zlecenia nie muszą być tworzone, gdy produkt jest zestawem części, jak na przykład gotowe elementy mebli. Zlecenie produkcyjne jest powiązane z uzgodnioną wysyłką do klienta, tak więc omawiana funkcja pomaga uzyskać zadowolenie klienta.

Prognozowanie

Ma zastosowanie w sytuacji, gdy popyt jest przypadkowy i niepowiązany. Jest to jednak coś więcej, niż tylko moduł prognozowania. Jest to także dynamiczny system zarządzania zapasami, który stale nadzoruje zmiany zapasów i który zapewnia odpowiedni poziom elastyczności i selektywności zarządzania, pod pełną kontrolą użytkownika.
MAX zawiera parametry sterujące dla każdej Grupy Prognozowania (sposób na wyróżnienie rodzin pozycji dla celów zarządzania). Głównym parametrem jest poziom obsługi klientów, obliczony jako procent potrzeb zaspokojonych w pełni w odpowiednim czasie. Inne parametry, ustawiane przez użytkownika, obejmują selektywne zarządzanie różnymi klasami zapasu w obrębie grup prognozowania.

Są one przechowywane w tablicach parametrów. Klasyfikacja zapasów jest kombinacją wskaźników ilości, wartości i częstości pobierania z magazynu.

Moduł Prognozowania wykorzystuje dane historyczne w połączeniu z bieżącymi wartościami. Obserwuje trendy i odchylenia (ilość, o którą popyt rzeczywisty różni się od prognozy) dla każdej pozycji i stosuje metody statystyczne aby przewidzieć popyt. MAX może automatycznie wyliczać poziomy zapasu bezpieczeństwa, ustalać Punkt Zamawiania i poziomy uzupełniania zapasów, zanim zarekomenduje zlecenie uzupełniające zapas. Koszt utrzymywania zapasu i częstotliwość pobierania determinują cykl ponownych zamówień, tak więc czas, jaki poświęcają menedżerowie na te działania, zostaje zredukowany. By radzić sobie z nagłymi zmianami popytu, system automatycznie włącza „przyspieszenie”, gdy pojawia się niezwykle duży popyt i wymagane jest natychmiastowe działanie. MAX wskazuje również na przestarzałe i wolno rotujące zapasy oraz na nowe pozycje, o których brak wystarczających danych, by przeprowadzić dla nich poprawne prognozowanie.

Wykaz Sugerowanych Zamówień dostarcza informacji niezbędnych przy obsłudze zamówień i zleceń na uzupełnienie lokalnych i centralnych magazynów (system może być wykorzystywany do zaopatrywania odległych magazynów). Raport zatytułowany Wykaz Pilnych Sugerowanych Zamówień emitowany jest częściej i wskazuje pozycje wymagające pilnego uzupełnienia pomiędzy rutynowymi przeglądami.

Oprócz prostych prognoz tworzone są również prognozy sezonowe. Gdy system stwierdzi sezonowość, przegląda rezultaty obu prognoz i wykorzystuje tę, która była w przeszłości najbliższa rzeczywistemu popytowi.

Prognozowanie MAX’a może być również tak skonfigurowane, by stworzyć prognozę harmonogramu sprzedaży dla Planowania Spływu Produkcji. Prognozy harmonogramu mogą być uzupełniane ręcznie, by np. uwzględnić planowane akcje promocyjne, o których MAX nic jeszcze nie wie.

Gdy wyroby zostaną powiązane w rodzinę, wówczas prognoza jest tworzona na poziomie rodziny. Powiązania te tworzy się wtedy, gdy pojedyncze pozycje mogą występować w ilościach zbyt małych dla analizy statystycznej. Wymaga to również dużo mniej prognoz do wyliczenia, co upraszcza cały proces.

Do korzyści wynikających z używania tej funkcji zaliczyć można również lepszy i przewidywalny poziom obsługi klientów, redukcję kosztów operacyjnych, lepsze wykorzystanie zapasów strategicznych, redukcję zapasów bezpieczeństwa i wiele informacji mogących usprawnić np. zarządzanie zapasami, zakupy, rozmieszczenie magazynów.

Administrowanie kontraktami

Wielu użytkowników MAX’a projektuje i/lub produkuje wyroby na zamówienie. Administrowanie Kontraktami MAX’a zostało zaprojektowane, by wspomóc ten rodzaj działalności przez zarządzanie zapytaniami ofertowymi, szacowanie kosztów, oferty cenowe, nadzór realizacji, wycenę zleceń produkcyjnych oraz fakturowanie.

Kontrakt składa się z szeregu linii, z których każda odzwierciedla zapotrzebowanie na zasoby. Linie mogą wskazywać na działania niezbędne do wypełnienia kontraktu, np. zaprojektuj wyrób, zbuduj prototyp itd. Mogą tworzyć hierarchię z wieloma poziomami. Linie mogą łączyć działania w sieć obsługiwaną za pomocą systemu zarządzania projektem opartym na metodzie takiej jak PERT czy PMS. Dla kontraktu i jego linii mogą być wprowadzane daty końcowe, a MAX dostosuje daty w poszczególnych liniach, jeśli data kontraktu się zmieni. Daty można importować z odrębnego systemu zarządzania projektem (niezbędne są wówczas dodatkowe prace instalacyjne).

Linie mogą też identyfikować wyroby, które mają być wytworzone lub materiały, które mają być kupione. Podczas wczesnych etapów kontraktu może nie być możliwe uzyskanie dokładnych informacji, tak więc na tym etapie mogą istnieć „białe plamy”. Oznacza to, że linie zasobów mogą być rozszerzane później, i że linie pozycji mogą wskazywać na pozycje, które jeszcze nie istnieją. Koszty nowych pozycji mogą zostać włączone w proces szacowania z wykorzystaniem istniejących podobnych pozycji, z kosztami zmodyfikowanymi wskaźnikowo na poziomie linii.

MAX oblicza szacunkową wartość kontraktu za pomocą wyszczególnionych linii kosztu i dodatkowych wskaźników zwiększających. Pokazuje proporcje kosztów uznanych za pewne i w ten sposób pomaga ocenić, czy warto podjąć dane przedsięwzięcie.

Kontrakt przechodzi przez szereg etapów definiowanych przez użytkownika. Administrator kontraktu jest odpowiedzialny za zidentyfikowanie potrzebnych danych i ich źródeł. Żeby przyspieszyć tworzenie kontraktu, użytkownicy MAX’a będą otrzymywać pocztą elektroniczną sygnał o konieczności wprowadzenia danych.
Kontrakty, niezależnie od etapu w jakim się znajdują, mogą być wykorzystywane w celu planowania zdolności produkcyjnych.

Pełna historia kontraktu jest zawsze dostępna dzięki rejestracji kolejnych jego wersji. Dokumenty takie jak szacunki kosztów, oferty cenowe i kontrakty mogą zostać wydrukowane w dowolnej chwili, a każdy z nich może zostać zmieniony pomiędzy kolejnymi wersjami kontraktu. Kontrakt zatwierdzony może opierać się na dowolnej jego wersji.
Kiedy kontrakt zostaje podpisany, szacunkowe koszty stają się budżetem przedsięwzięcia. Można dalej śledzić jego zaawansowanie i gromadzić związane z nim koszty. Koszty zakupów i koszty operacyjne są systematycznie rejestrowane w MAX’ie za pomocą standardowych transakcji. Stan kontraktu, zobowiązania i koszty mogą być przeglądane w każdym momencie. Koszty mogą zostać wykorzystane do pogłębionej analizy w systemie kontraktów oraz zaksięgowane w Księdze Głównej: osobno lub w podlegających kontroli paczkach.
Okresowe płatności mogą być zapisywane, bazując na datach lub wg zakończenia (kompletności) linii. Opisywana funkcja może również obsługiwać przedpłaty.

MAXIM – Metodologia wdrażania MAX’a

Założeniem twórców metodologii MAXIM było udostępnienie naszym klientom dobrego i sprawnego narzędzia do przeprowadzenia szybkiego, najlepiej dopasowanego do ich potrzeb wdrożenia.
Powstawała wykorzystując wiedzę zbieraną przez wiele lat, bazując na doświadczeniach z ponad 400 wdrożeń na całym świecie.

Nawiązując do znanego problemu wędki i ryby, staramy się zaspokoić długofalowe wymagania klienta dając mu wędkę oraz ucząc go łowić ryby, zamiast oferować mu tylko rybę lub tylko wędkę. Nasi konsultanci blisko współpracują z klientem, w każdej sytuacji służąc swoim doświadczeniem i pomocą.

Adam Pacholczuk